Membangun Proses Kontrol (Series of Banking Operations – 2)

(Business Lounge – Operate Efficiently) Setelah Control Awareness dibangun  (control awareness dan diterapkannya pembinaan karakter karyawan yang berkesinambungan), maka perlu ada tindak lanjut yang dilakukan untuk membangun proses kontrol yang memadai, berikut disampaikan kontrol-kontrol dasar dan utama yang perlu dilakukan dalam pelaksanaannya di unit kerja.

Sisi Proses:

    Prinsip pelaksanaan empat mata
    Perlunya Verifikasi dan Rekonsiliasi
    Site visit / Branch visit
    Kelengkapan Dokumentasi
    Evaluasi berkala

(Catatan: dalam contoh dan penerapan yang ada, proses akan banyak mengambil contoh dari dunia perbankan, mengingat saat ini kasus yang marak adalah dari dunia perbankan)

1. Prinsip Pelaksanaan Empat Mata
Yang dimaksud dengan Four Eyes Principle (prinsip pelaksanaan empat mata), artinya lebih dari satu orang pelaksana. Jadi four eyes principal itu merupakan fungsi kontrol dasar dengan pengaturan proses transaksi yang dilakukan di perusahaan dilaksanakan minimum oleh 2 orang.

Ada beberapa macam jenis four eyes principle:

a. Dual Control
Suatu aktifitas pemeriksaan yang harus dilakukan untuk memastikan kebenaran dari aktifitas yang telah dilakukan oleh orang sebelumnya. Tujuannya: untuk membatasi resiko yang timbul. Contohnya adalah proses maker checker, user dan supervisor.

b. Dual Custody:
Suatu pekerjaan yang harus dilakukan secara bersama-sama atau di bawah tanggung jawab 2 orang secara bersama-sama. Tujuannya untuk membatasi risiko yang timbul dan penyalahgunaan jika hanya dilakukan oleh 1 orang saja. Contohnya adalah Penanggung Jawab Khasanah Utama, Penanggung jawab uang tunai di khazanah, Cash Delivery/Pick Up, Pemegang kunci dan nomor kombinasi ATM.

c. Segregation of Duty
Suatu pemisahan tugas yang secara jelas dan tegas atas dua pekerjaan yang harus dilakukan oleh dua orang yang berbeda, dimana jika ke-2 pekerjaan tersebut dilakukan oleh orang yang sama maka akan membuka peluang resiko. Jadi tujuannya untuk membatasi risiko yang timbul dan penyalahgunaan jika hanya dilakukan oleh 1 orang saja. Contohnya adalah Penanggung jawab stock/working supply kartu ATM berbeda dengan penanggung jawab PIN Mailer.

Penanggung jawab stock/working supply bilyet deposito  berbeda dengan yang berhak menanda tanganinya. Approval kredit harus berbeda dengan orang yang memeriksa kelengkapan administrasi kredit.

Pelaksanaan four eyes principle ini sangat kritikal untuk dijalankan, seringkali dalam kasus terjadi fraud ataupun pembobolan transaksi maka pelaksanaan four eyes principle ini tidak berjalan dengan baik. Bisa karena memang pelaksana dilakukan oleh satu orang dan orang yang lainnya tidak menjalankan dengan seharusnya (secara tertulis dijalankan namun secara praktek lapangan tidak dilakukan/ diperhatikan), bisa karena pemalsuan yang dilakukan oleh satu orang tertentu (orang kedua tidak mengetahui), bisa karena pelaksana yang dilakukan oleh orang kedua sudah diketahui oleh orang pertama (atau sebaliknya) sehingga satu orang saja sudah dapat melakukan kegiatan/proses, atau bisa juga karena kepercayaan yang salah sehingga proses yang seharusnya dilakukan oleh 2 orang, dipercayakan oleh satu orang saja (oleh orang yang lain) – dimana hal ini merupakan pelanggaran prosedur. Seringkali yang juga dilanggar, apabila proses control segregation of duty telah dirancang, namun salah satu pelaksana lebih senior, maka si pihak yang lebih senior akan menggunakan kesenioritasannya untuk melakukan proses sendiri dan melanggar prinsip segregation of duty (catatan ini juga bisa terjadi di prinsip dual custody).

Bagian Kontrol atau Risk suatu perusahaan perlu meningkatkan pemahaman kepada seluruh karyawan atas prinsip ini terutama kepada bagian pelaksana dan sekaligus juga membangun kemampuan untuk mendeteksi jika proses ini dilanggar. Kemampuan mendeteksi dini ini perlu dimiliki oleh pelaksana, supervisor, unit control, unit audit dan unit risk dalam suatu organisasi.

2. Perlunya Verifikasi dan Rekonsiliasi

a.    Verifikasi
Verifikasi merupakan proses untuk memastikan keabsahan dari sebuah transaksi, sebelum transaksi dijalankan. Prinsipnya adalah setiap transaksi harus dapat dibuktikan keabsahannya bahwa dilakukan atas perintah pemegang rekening melalui verifikasi dari sumber yang independen.

Sebagai catatan penting: Kelalaian dalam melakukan verifikasi transaction authentication adalah salah satu penyebab utama terjadinya: Fraud, Unsatisfactory Rating dan juga berakibat pengenaan sanksi berat terhadap pelaksana yang lalai.

Contoh : verifikasi tanda tangan nasabah, verifikasi kelengkapan dokumentasi, syarat pembukaan  rekening, verifikasi ke nasabah untuk transaksi jumlah besar melalui telepon (konfirmasi), atau konfirmasi atas transaksi yang mencurigakan atau tidak umum.
    Proses verifikasi wajib dibuktikan melalui: paraf, stempel fiat, tanda tangan, verifikasi telepon (call back confirmation) memastikan nasabah yang sebenarnya
    Contoh-contoh pelaksanaan verifikasi yang salah:

- Melakukan verifikasi telepon melalui nomor yang tidak tertera di system, atau nomor telepon yang diberikan oleh orang yang belum dikenal dan mengaku sebagai nasabah (bukan sumber independen), atau oleh marketing.

- Menjalankan transaksi berdasarkan perintah lisan dari pejabat lain, yang tidak mempunyai wewenang seharusnya.

- Tidak melakukan verifikasi tanda tangan nasabah.

- Menjalankan instruksi (via fax), tanpa disertai bukti pendukung yang jelas atau perjanjian yang mendasarinya.

b.    Rekonsiliasi

Rekonsiliasi adalah suatu proses untuk memastikan kebenaran pencatatan proses/transaksi terhadap keadaan sebenarnya.

Prinsipnya adalah transaksi-transaksi yang terjadi wajib dilakukan rekonsiliasi antara bukti transaksi dengan fisik yang ada (misalnya jumlah uang) serta data yang dimasukkan dalam system; pencatatan dan perhitungan ketiganya harus sesuai. Jadi harus ada minimal 2 sumber data yang berbeda.

    Contoh: rekonsiliasi Cash Opname (GL dengan fisik uang tunai), rekonsiliasi Stok Opname Warkat Berharga (Register dengan fisik persediaan), jumlah item debet dan kredit transaksi di sistem dengan bukti transaksi, proof sheet (GL dengan bukti transaksi), membandingkan antara GL Produk dengan GL transaksi, dan lain-lain.
    Masalah yang terutama dalam melakukan rekonsiliasi adalah kurangnya ketelitian dalam melakukan proses, kemampuan melakukan rekonsiliasi itu sendiri maupun kemampuan analisa rekonsiliasi. Oleh sebab itu proses rekonsiliasi wajib dilakukan untuk setiap transaksi dan setiap hari untuk transaksi yang dilakukan per hari atau secara berkala untuk transaksi yang terjadi mingguan atau bulanan – tergantung jenis transaksi atau prosesnya (misalnya 2 minggu atau 1 bulan), dan perlu pembelajaran kepada pelaksana untuk melakukan rekonsiliasi yang tepat.
    Dalam proses rekonsiliasi, objek-objek yang dibandingkan harus independen atau tidak berasal dari sumber yang sama. Misalnya catatan pelaksana dengan data di system (bukan dengan catatan pelaksana yang sama)
    Jika terjadi selisih dalam proses rekonsiliasi maka harus segera didokumentasi dengan membuat berita acara atau yang terkait uang disertai posting ke selisih ke GL Selisih Lebih / Kurang Kas (Cash Opname).
    Sangat penting untuk mengetahui analisa dalam melakukan rekonsiliasi, mengetahui rootcausenya, mitigasi kesalahan, sehingga diharapkan semakin sedikit terjadi kesalahan karena posting yang salah.
    Contoh-contoh pelaksanaan rekonsiliasi yang salah:
        Tidak mengetahui proses rekonsiliasi yang benar dan akurat, sehingga timbul perbedaan (unrecon) yang tidak perlu – ini unsur dimana pelaksana harus diajarkan dan ditambahkan bekal kemampuan rekonsiliasi yang lebih baik
        Proses rekonsiliasi berdasarkan objek-objek yang tidak independen (membandingkan objek yang salah). (Perlu diperhitungkan juga kemungkinan pemalsuan data yang dilakukan oleh pelaksana), Oleh sebab itu harus diperbandingkan dengan pasti dengan objek yang independen (data sesuai system, proses verifikasi berjalan, dlsb)
        Saat terjadi perbedaan (unrecon), tidak dilakukan FU dan tindak lanjut sesuai prosedur, misalnya tidak melakukan pencatatan saat terjadi perbedaan – tidak membuat Berita Acara, menyelesaikan sendiri tanpa ada kelengkapan dokumentasi, mengubah data yang seharusnya sehingga seolah-olah menjadi sesuai (seolah-olah rekonsiliasi benar), dll

 3. Site visit / Branch visit

Site visit atau branch visit adalah dilakukannya kunjungan secara onsite oleh suatu team independen untuk memastikan kecukupan kontrol di unit kerja tersebut, pelaksanaan proses dan transaksi yang telah sesuai dengan peraturan internal maupun eksternal. Team independen yang dimaksud adalah: supervisor yang membawahi unit kerja tersebut, unit control, quality assurance, pihak audit maupun pihak regulator. Sedangkan unit kerja disini bisa berupa unit kerja Head Office maupun unit kerja di cabang.

Site Visit ini menjadi lebih efektif, dan tajam apabila didukung Offsite Review dan Data Analysis yang dibangun dari data-data di sistem sebelumnya – pembahasan Offsite review dan Data Analysis akan dibahas di artikel selanjutnya.

a.    Mengapa Site visit/Branch Visit dilakukan?

Ada beberapa hal mengapa site visit/branch visit dilakukan:

    Mengetahui dan memastikan bahwa unit kerja telah menerapkan proses sesuai dengan peraturan internal maupun eksternal, termasuk juga mengetahui kecakapan dan awareness karyawan yang melakukannya. Kunjungan ke lokasi secara fisik akan memberikan informasi yang lebih menyeluruh atas kondisi control suatu unit kerja.
    Banyak sekali kegiatan yang dilakukan terkait dengan uang (fisik uang), dimana masyarakat kita masih merupakan cash society, sehingga diperlukan pemeriksaan secara fisik atas jumlah uang yang sebenarnya.
    Pemeriksaan lebih lanjut untuk mengetahui kesesuaian antara data yang dimasukkan ke system dengan bukti transaksi yang ada secara fisik.
    Pemeriksaan fisik atas beberapa barang/dokumentasi yang diregistrasi (stock opname) – misalnya kartu ATM, PIN, Kunci cadangan, Bilyet Deposito, dll
    Pemeriksaan atas kelengkapan dokumentasi yang diperlukan, termasuk misalnya tersedianya Berita Acara, bukti transaksi, laporan yang harus dicetak. Kecukupan prosedur/memo/peraturan di lokasi, dsb.
    Berinteraksi secara langsung dengan pelaksana, khususnya jika ada masalah/issue atau penjelasan yang lebih dalam atas suatu proses/transaksi.
    Catatan praktek site visit ini tetap diperlukan dan sebagai contoh, pihak audit dan pihak regulator pun melakukannya.

b.    Bagaimana supaya Site Visit atau Branch Visit dilakukan dengan efektif?

    Team independen datang ke lokasi dengan mengetahui apa yang harus dilakukan, tersedia check list tindakan yang perlu dilakukan (dan team independen memastikan bahwa semua item dalam check list itu telah diperiksa dengan seharusnya dalam pelaksanaan visit)
    Persiapan data offsite data analysis sebelum visit, dengan demikian sudah diketahui item-item mana yang perlu dicermati dan yang akan lebih didalami di cabang.
    Persiapan sebelum datang ke lokasi, seperti proses apa saja yang dikerjakan di unit tersebut, bagaimana proses flownya, critical proses apa yang perlu diperhatikan, jumlah dan volume transaksi atau proses yang dilakukan, historical atas report visit sebelumnya dipelajari dan di-FU (baik laporan site visit internal, audit maupun eksternal yang sebelumnya).
    Mempunyai kecukupan waktu dalam melakukannya, jangan terlalu cepat, sehingga menjadi tidak teliti dan tidak dalam melakukan review. Jangan terlalu lama sehingga tidak efisien dan masuk untuk memperhatikan hal-hal yang terlalu kecil.
    Informasi site visit/branch visit diinformasikan kepada unit kerja tersebut – dalam tempo yang singkat, misalnya 2 atau 3 hari sebelumnya atau dalam beberapa case bahkan tidak diinfokan, sehingga akan tercermin kondisi yang sesungguhnya.
    Bangun komunikasi yang efektif dengan pihak pelaksana di unit kerja, sehingga selama pelaksanaan site visit/branch visit waktu dipergunakan dengan optimal.
    Pihak unit kerja diberikan panduan dalam melakukan koordinasi dengan team independen, point-point penting apa yang harus dilakukan.
    Membuat report atas pelaksanaan dalam tempo yang tidak lama setelah kunjungan beserta item-item yang perlu diperhatikan dan ditindak lanjuti
    Mem-FU terhadap item-item yang perlu ditindaklanjuti sampai tuntas, untuk itu berikan dan tuliskan target date atas setiap item yang harus di-FU, sehingga perbaikan prosesnya benar-benar terjadi.

 4. Kelengkapan Dokumentasi

Kelengkapan dokumentasi wajib dipenuhi untuk suatu unit kerja dapat beroperasi dengan baik. Dokumentasi yang dimaksud di sini adalah:

a. Kecukupan dokumentasi yang menjadi dasar pelaksanaan seperti:

Tersedianya memo peraturan internal dan eksternal sebagai acuan dalam melakukan proses atau transaksi
    Tersedianya surat tugas, pengangkatan pelaksana / pejabat yang melakukan operasional proses/transaksi atau Pengaturan Khusus melalui Kebijakan, Prosedur  sesuai dengan tingkat jabatan sebagai dasar dilaksanakannya proses tersebut oleh pelaksana
    Tersedianya panduan operasional atau instruksi operasional dalam melakukan suatu proses tertentu, siapa pelaksana utama, pelaksana kedua, pihak yang melakukan checker/override, back up pelaksana, jenis kegiatan/proses yang dilakukan, limit yang diperkenankan dlsb, sehingga pelaksanaan proses dapat dilakukan dengan jelas dan dapat dipertanggung jawabkan
    Tersedianya bukti proses/transaksi yang menjadi dasar transaksi
    Hasil laporan, verifikasi dan rekonsiliasi atas proses yang telah dilakukan
     Berita Acara, Memo eskalasi dan sejenisnya untuk proses yang membutuhkan dokumentasi tersebut.

 b. Kelengkapan dokumentasi sangat penting untuk memastikan:

    Pelaksanaan operasional telah sesuai dengan peraturan yang berlaku
    Fungsi kontrol telah berjalan dengan baik
    Perusahaan telah terlindungi dari aspek legal yang mungkin timbul karena mempunyai dokumentasi yang memadai

 c. Kelengkapan Dokumentasi adalah salah satu control dasar yang sering diabaikan, misalnya:

    Checking antara fisik dengan dokumentasi tidak dilaksanakan dengan teliti
    Supervisor tidak membubuhkan paraf saat melakukan overide transaksi
    Melakukan rekonsiliasi melalui Excel, namun print-out rekonsiliasi tidak diparaf

d. Penting diperhatikan dalam kecukupan dokumentasi dan cara memanagenya – oleh pihak pelaksana:

    Pengetahuan pelaksana atas kecukupan dokumentasi yang diperlukan – untuk hal ini perlu adanya pembelajaran, arahan dan reminder dari supervisor ataupun unit control/prosedur
    Critical point dalam dokumentasi yang perlu diperhatikan
    Update secara berkala atas dokumentasi yang diperlukan
    Pengecekan secara berkala atas kecukupan dokumentasi di unit kerja masing-masing
    Mem-FU item-item dokumentasi yang kurang untuk case tertentu, segera melengkapinya (hasil temuan dari site/branch visit) dan sekaligus memikirkan lebih jauh ke depan bagaimana dengan item-item yang terkait sebagai tindakan proaktif untuk melengkapi dokumen yang diperlukan (sebelum ditemukan oleh team independen yang melakukan visit). -> Call back documentation
    Menyimpan dokumentasi dengan layak di tempat yang seharusnya – misalnya untuk dokumentasi penting yang harus diletakkan di ruangan khusus dan terkunci, maka pastikan dokumentasi tersebut dilakukan di ruangan yang dimaksud.
    Melakukan pengarsipan dokumentasi sesuai peraturan yang berlaku, misalnya, indexing dokumentasi, penyimpanan dokumentasi di gudang jika sudah berusia lebih darti 5 atau 10 tahun (sesuai peraturan yang berlaku), melakukan penghancuran dokumentasi sesuai peraturan yang berlaku (jika sudah berusia melebihi masa retensi)
    Diusahakan adanya dokumentasi secara softcopy

5. Evaluasi berkala

Evaluasi berkala adalah suatu proses untuk memastikan bahwa kecukupan control dapat terlaksana secara continue dalam suatu organisasi atau perusahaan, sehingga tercipta control environment yang sehat.

a. Hal apa saja yang perlu dilakukan Evaluasi berkala? Evaluasi berkala yang dimaksud adalah:

    Melakukan self assessment atas kecukupan control dan risk di unit kerja masing-masing – dilaksanakan setahun atau setiap semester
    Melakukan visit dari supervisor – dapat dilakukan secara berkala triwulan, atau setiap semester
    Melakukan site visit/branch visit – untuk audit oleh unit control maupun audit setiap semester atau setiap tahun. Disarankan jangan melebihi 2 tahun sekali.

 b. Bagaimana supaya proses evaluasi berkala ini menjadi efektif

    Bila perhatian atas fungsi control mencukupi, dimulai dari senior management dan kemudian diturunkan ke level-level dibawahnya
    Dimasukkan sebagai Key Peformance Indicator. Misalnya pengukuran kecukupan control oleh pihak Audit internal dimasukkan sebagai salah satu KPI yang significant. Perlu presentase yang cukup besar supaya pihak unit kerja memperhatikan dengan seharusnya terhadap unsur control
    Adanya mekanisme reward and punishment yang dijalankan, misalnya untuk unit kerja yang memperlihatkan kecukupan control yang baik mendapatkan reward, sedangkan unit kerja yang memperlihatkan hasil kecukupan control yang buruk mendapatkan punishment, terlebih jika didapati ada fraud maka akan diberikan punishment yang lebih keras.
    Adanya proses perbaikan yang dilakukan dan FU yang dijalankan dengan konsisten. Ini berupa sosialisasi control awareness, training atas control, reminder-reminder yang terkait control. Disarankan unit control yang menindaklanjuti hal ini (selain dari unit kerja yang bersangkutan).
    Dijalankannya evaluasi berkala secara konsisten dan mendapat support dari management

6. Pembentukan Internal control team, QA,  Audit Internal, Fraud Management dan Incident Management Team

Salah satu faktor terpenting yang perlu dibahas dari sisi control adalah juga pembentukan tim yang terkait control seperti Internal control team, QA,  Audit Internal, Fraud Management dan Incident Management team, yang bertujuan memastikan fungsi control berjalan dengan baik dan FU berjalan dengan seharusnya.

Pembahasan atas topik ini tidak dibuat secara mendetail hanya memberikan pengertian apa fungsi utama team tersebut:

    Internal control team: merupakan bagian internal dari suatu organisasi tertentu, masih satu direktorat sebagai penjaga kontrol lapis pertama, melakukan control secara langsung dan juga secara sistem, langsung terkait dengan proses control atau transaksi yang dilakukan
    QA: sebagai bagian diluar organisasi (diluar direktorat yang berbeda) yang berfungsi sebagai control lapis kedua, melakukan evaluasi, pengukuran control dan risiko, membuat risk metrics, analisa risk & control secara lebih menyeluruh, analisa perbandingan self assessment, hasil internal control rating, audit rating.
    Audit Internal perusahaan: sebagai bagian dari fungsi control lapis ketiga, memastikan kecukupan control dan risiko yang telah dijalankan unit kerja dan juga bagian internal control.
    Fraud Management: suatu unit yang dibuat untuk mengelola risko fraud yang terdiri dari: Pencegahan, Deteksi, Investigasi/Pelaporan, Monitoring/Evaluasi dengan mangambil prinsip COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, atau disingkat COSO, adalah suatu inisiatif dari sektor swasta yang dibentuk pada tahun 1985. Tujuan utamanya adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut. COSO telah menyusun suatu definisi umum untuk pengendalian, standar, dan kriteria internal yang dapat digunakan perusahaan untuk menilai sistem pengendalian mereka)
    Incident Management: suatu unit yang dibuat khusus untuk memanage kejadian yang bersifat insidentil yang dapat membahayakan perusaahaan/unit kerja, misalnya dalam kasus pemogokan, banjir, sistem break secara nasional, terjadinya kerusuhan, kebakaran, dllDemikian proses control yang perlu diterapkan sehingga suatu perusahaan dapat membangun proses controlnya menjadi solid.

Pada artikel berikutnya akan dibahas mengenai membangun control dilihat dari sisi System dan Fisik, sebagai satu kesatuan untuk membangun proses control yang solid secara keseluruhan.

Bernhard Sumbayak
Founder and Chairman Vibiz Consulting Group/VMN/BL

Control Awareness (Series of Banking Operations – 1)

(Business Lounge – Operate Efficiently) Pernahkah kita mendengar mengenai kejahatan finansial yang terjadi pada bank? Misalnya penipuan atas surat berharga, ataupun pembobolan brankas kas suatu bank di cabang tertentu? Atau pembobolan rekening nasabah oleh karyawan bank? Seringkali kita dikagetkan oleh adanya berita demikian, bahkan sampai bank mengalami kerugian yang cukup berarti. Tidak sedikit hal ini disebabkan oleh karena kesalahan yang dilakukan oleh orang dalamnya sendiri.

Mengapa hal ini bisa terjadi? Hal ini bisa terjadi karena adanya fungsi control yang tidak berjalan dengan semestinya pada proses yang dilakukan.

Kesalahan yang dilakukan bisa saja dilakukan baik oleh orang dalam (fraud), maupun tindakan penipuan oleh pihak luar, namun seperti yang disampaikan sebelumnya sering kali pihak luar dapat menembus sistem yang ada karena adanya kerjasama dari pihak internal bank ataupun kelengahan dari pihak internal bank.

Dalam dunia perbankan, kontrol memegang peranan yang sangat penting. Fungsi kontrol yang baik, dapat me-minimize adanya kemungkinan kesalahan oleh orang dalam maupun tindakan kecurangan yang dilakukan oleh orang luar.

Dapat dipastikan tanpa adanya kontrol yang baik, akan ada banyak kerugian yang ditimbulkan dalam proses perbankan yang dilakukan. Akibatnya bank akan menderita kerugian secara finansial dan secara reputasi. Nasabah pun akan menjadi tidak aman untuk menyimpan uangnya di bank tersebut ataupun bertransaksi dengan bank tersebut.

Berikut ini disampaikan beberapa fungsi kontrol dasar yang umumnya diterapkan oleh perbankan

1. Sisi Manusia:
a. Control Awareness
b. Kode Etik, Integritas, Kejujuran
c. Compliance Awareness, Kesadaran Pelaksanaan Kepatuhan
d. Fungsi Pemimpin yang menjadi contoh, tegas dan mengikuti aturan/prosedur

2. Sisi Proses:
a. Prinsip pelaksanaan empat mata
b. Perlunya Verifikasi dan Rekonsiliasi
c. Site visit / Branch visit
3. Kelengkapan Dokumentasi
4. Evaluasi berkala

3. Sisi Sistem dan Fisik:
a. Off site Review / Data Analysis
b. Password Security
c. Security pembatasan di dalam System
d. Tersedianya Rekam/Jejak Transaksi
e. Security yang diterapkan secara Fisik

Sisi Manusia:

Pada sesi ini akan dibahas mengenai sisi manusia terlebih dahulu. Secara prinsip kesalahan proses dapat terjadi karena adanya unsur kesengajaan (oleh manusia, ada niat yang tidak baik – baik oleh orang dalam maupun orang luar), maupun kesalahan yang tidak disengaja karena kelalaian atau ketidaktahuan atas proses yang seharusnya dijalankan.

Oleh sebab itu untuk mencegah hal tersebut komponen yang paling mendasar dari penerapan kontrol adalah adanya Control Awareness yang memadai di setiap jajaran personil perbankan, hal ini bukan hanya untuk karyawan operasional atau karyawan manajemen risiko tetapi juga seluruh karyawan perbankan tersebut, termasuk karyawan dari bagian bisnis.

Pertama, kita harus menyadari pentingnya fungsi kontrol dan tanggung jawab kita untuk melaksanakannya. Kedua, kita harus menyadari, jika kontrol tersebut tidak dilaksanakan dengan seharusnya, maka risiko potensial akan muncul. Ketiga, ini bagian yang tidak kalah penting, kita harus mengetahui apa yang harus dilakukan pada saat situasi yang berisiko muncul.

Dari pengertian tersebut, kita menjadi mengerti mengapa control awareness menjadi sangat critical.
Perlu disadari bahwa kontrol adalah tanggung jawab semua orang!

Hal ini berarti tanggung jawab mulai dari karyawan tingkat bawah sampai dengan senior management. Seluruh karyawan adalah bagian terkait yang memainkan peran menjaga lingkungan kontrol yang kuat, dan merupakan tanggung jawab karyawan untuk senantiasa sadar atas pentingnya kontrol yang harus dilakukannya – –dan jika ditemukan transaksi yang tidak wajar/proses yang tidak seharusnya, maka mereka perlu menyampaikan dan mengeskalasikan situasi tersebut kepada manajemen (diatasnya) atau melalui mekanisme whistle blower.

Disinilah pentingnya prevention strategy, dimana kita berusaha melakukan pencegahan sehingga tidak terjadi kesalahan, penyalahgunaan wewenang / proses atau penangkalan atas usaha-usaha penipuan yang akan merugikan Bank.

Semakin lama suatu permasalahan kontrol dibiarkan dan tidak dilaporkan, maka semakin besar kemungkinan besarnya kerugian finansial dan  memburuknya reputasi perusahaan. Beberapa karyawan berpendapat bahwa bukan merupakan tanggung jawab mereka untuk melaporkan suatu kondisi risiko tertentu, jika mereka tidak terkait di dalapmnya. Atau ada juga mereka ingin menginformasikan namun tidak tahu melaporkan kepada siapa dan bagaimana caranya, masalah yang lebih besar terjadi jika mereka mau tetapi mereka takut melaporkannya karena adanya alasan-alasan tertentu. Kondisi-kondisi ini yang menunjukkan betapa pentingnya suatu perusahaan mempunyai budaya kerja kontrol yang kuat yang mendorong adanya kesadaran kontrol dan komunikasi yang berjalan dengan baik.

Jika ada control awareness yang kuat maka akan sangat meminimasi kesalahan/penyalahgunaan yang terjadi. Namun apabila terjadi, disinilah pentingnya detection strategy, dimana kita berusaha melakukan pendeteksian, sehingga walaupun telah terjadi kesalahan, penyalahgunaan namun dapat cepat diketahui.

Control Awareness harus selalu disampaikan dan disosialisasikan kepada karyawan sejak awal mulai masa kerja di perusahaan tersebut, melalui training, briefing, retraining, memo-memo sosialisasi ataupun poster-poster yang semakin mengembangkan budaya kontrol. Hal ini harus dilakukan secara berkala, jangan pernah menganggap bahwa budaya kontrol telah cukup memadai kemudian kegiatan sosialisasi control awareness dihentikan. Sekalipun budaya kontrol sudah mulai terbentuk, sosialisasi control awareness harus tetap berjalan.

Berikutnya kontrol dapat dipelihara dan dikembangkan dengan membangun sisi karakter karyawan, ini dapat dilakukan dengan diterapkannya kode etik, prinsip integritas dan kejujuran dalam bekerja yang dijadikan prinsip formal dalam perusahaan. Lebih jauh dapat dilakukan pembinaan karakter pada saat training softskill maupun leadership sehingga karakter/moral yang baik dapat tertanam di dalam diri karyawan. Memang hal ini tidak dapat dilihat keuntungan secara langsung, namun dalam jangka panjangnya ketahanan perusahaan melalui investasi pembentukan karakter karyawannya akan sangat berguna dan mencegah terjadinya kesalahan ataupun fraud.

Dari sisi regulator juga menerapkan adanya compliance atas peraturan-peraturan yang diberlakukan. Setiap perusahaan keuangan mempunyai Direktur Kepatuhan (Compliance Director) yang bertanggung jawab bahwa peraturan-peraturan regulator telah dijalankan dengan semestinya di perusahaan tersebut. Bagaimana caranya adalah dengan melakukan Compliance Awareness, briefing atau training yang mencakup aspek, apa itu compliance, apa saja peraturan utamanya, bagaimana cara mematuhinya, apa akibat yang terjadi jika kepatuhan dilanggar dan lain sebagainya. Bagian kepatuhan juga memegang peranan penting dengan melakukan sosialisasi, pengukuran atas kepatuhan dan pembinaan untuk meningkatkan kepatuhan.

Fungsi Pemimpin tidak diragukan lagi adalah salah satu kunci dalam menjaga lingkungan kontrol yang baik dan mencegah timbulnya fraud ataupun tindakan kesalahan yang merugikan perusahaan. Pemimpin yang mengetahui aturan, tegas dan mengikuti aturan/prosedur akan menjadi contoh yang baik dan membuat orang-orang yang dipimpinnya mempunyai kesadaran kontrol yang meningkat. Tidak jarang pemimpin juga dapat bertindak tegas mendisplinkan mereka yang melanggar aturan dan memberikan penghargaan kepada mereka yang patuh sehingga membangun budaya kontrol yang baik bagi semuanya.

Sebelum kita mempelajari lebih jauh tentang kontrol, maka disampaikan bahwa komponen terpenting dari kontrol adalah control awareness dan diterapkannya pembinaan karakter karyawan yang berkesinambungan, sehingga tercipta control environment yang sehat.

Untuk beberapa fungsi kontrol dasar berikutnya yaitu sisi proses dan sisi sistem dan fisik akan dibahas pada artikel berikutnya.

Bernhard Sumbayak/Founder and Chairman Vibiz Consulting Group/VMN/BL

http://businesslounge.co

Program In House Training
Vibiz Learning Center (VBLC) salah satu unit dari Vibiz Consulting yang banyak menyediakan pelatihan di lingkungan industri perbankan.

Hubungi: Risty 0852-10183960 / 021-6336340/48
vibizlearningcenter@yahoo.com 
www.vibizlearning.com 

Perbankan di Industri Energi Baru Terbarukan (EBT), Prospek & Antisipasi Risikonya

Belum lama lalu, dalam acara “Indonesia EBTKE ConEx 2014” Juni 2014, Wapres Budiono menyebutkan bahwa energi baru terbarukan dan konservasi energi (EBTKE) merupakan satu-satunya jaminan bagi Indonesia untuk mandiri dalam kebutuhan energi. Apalagi energi minyak bumi mengalami penurunan kapasitas termasuk gas bumi. Batubara dan gas juga akan habis karena yang tersedia dalam perut bumi terbatas.

Untuk Indonesia, masalah energi dan BBM ini menjadi semakin relevan ketika disebutkan dalam RAPBN-P 2014 telah terjadinya peningkatan subsidi Bahan Bakar Minyak (BBM), LPG, dan BBN dari semula Rp210,7 triliun menjadi Rp285 triliun. Peningkatan konsumsi BBM kelihatannya tidak bisa dihentikan lagi. Ini ditambah lagi dengan harga minyak bumi dunia yang melejit melewati $100 per barrel-nya karena situasi geopolitik di Irak.

Dampak dari pembengkakan alokasi anggaran subsidi BBM pemerintah terpaksa mengambil langkah pemangkasan anggaran pada 86 kementerian/lembaga mencapai Rp100 triliun, yang mungkin masih bisa berubah angkanya. Tetapi jelasnya pemangkasan anggaran ini akan menghambat proses pembangunan dan pertumbuhan ekonomi yang semulanya hendak ditingkatkan. Pembangunan infrastruktur kita yang selama ini sering dianggap kurang memadai akan makin tertinggal jadinya.

Arah Kebijakan Energi
Pemerintah telah menetapkan Kebijakan Energi Nasional yang dituangkan dalam Keputusan Presiden Nomor 5 Tahun 2006. Kalau pada hari ini kurang lebih komposisi antara energi minyak bumi : batubara : gas bumi : terbarukan (air dan panas bumi) adalah 48% : 27% : 21% : 4% (3% + 1%). Hampir separuhnya didominasi oleh minyak bumi. Targetnya pada tahun 2025 BBM ditekan menjadi hanya 20% dan terbarukan menjadi 17%. Atau, total komposisinya menjadi 20% : 33% : 30% : 17%.

Sementara itu, pada Januari 2012, Sekjen PBB mendorong pemanfaatan energi terbarukan dunia menjadi dua kali lipat, dari 15% menjadi 30%, pada tahun 2030.

Program-program yang akan dikembangkan dalam rangka mencapai target mencapai 25% EBT disebutkan adalah listrik pedesaan, interkoneksi pembangkit EBT, pengembangan biogas, Desa Mandiri Energi (DME), Integrated Microhydro Development Program (IMIDAP), PLTS perkotaan, pengembangan biofuel, dan proyek percepatan pembangkit listrik 10.000 MW tahap II berbasis EBT (panas bumi dan hidro). Untuk mencapai itu, Indonesia diperkirakan membutuhkan dana sekitar Rp.134,6triliun (US$15,7miliar) guna mengembangkan sumber-sumber EBT untuk 15 tahun mendatang.

Melihat kondisi dan kenyataan yang ada, industri energi baru dan terbarukan tak pelak lagi adalah industri masa depan. Semua negara sedang sepakat berusaha menuju ke sana. Indonesia jelasnya merupakan negeri dengan potensi yang sangat besar untuk pengembangan dan pembangunan energi terbarukan. Barangkali, pemerintah yang akan datang akan memiliki nyali lebih untuk mengembangkan lebih agresif lagi industri energi ini.

Prospek Besar Pembiayaan
Dibutuhkan pembiayaan lebih dari Rp100 triliun dalam industri ini. Karenanya, jelas terlihat, bahwa perbankan berpotensi besar untuk masuk ke dalamnya, atau mengembangkan lebih jauh dan mungkin lebih aktif untuk pembiayaan industri energi baru dan terbarukan ini. Dari sisi industri listrik jelasnya tingkat permintaannya di negeri kita jauh lebih besar dari pemasokannya.

Sejumlah bank sepertinya telah menunjukkan minat yang lebih besar untuk masuk dalam pembiayaan energi baru dan terbarukan ini. Umumnya masuk di proyek berbasis energi air atau hydro dan panas bumi (geothermal). Namun, kenyataannya juga masih lebih banyak bank yang enggan untuk masuk pembiayaan ini. Mengapa? Sejumlah bank menyebutkan bahwa mereka tidak terbiasa untuk pembiayaan energi dan karenanya dipandang sebagai industri yang berisiko tinggi.

Memang pengembangan industri energi baru dan terbarukan akan menghadapi sejumlah tantangan, di antaranya:

• Masalah biaya produksi. Biaya produksi energi terbarukan relatif lebih tinggi dibandingkan dengan biaya produksi energi konvensional, sehingga harga jual energi terbarukan tidak dapat bersaing dengan harga jual energi konvensional;
• Biaya investasi untuk memproduksi EBT cukup tinggi. Namun demikian, investasi pada industri EBT ternyata cukup diminati oleh investor dalam negeri;
• Dari sisi teknologi, dapat disebutkan bahwa beberapa teknologi EBT sudah dikuasai, seperti teknologi pembangkit listrik skala kecil sampai medium, teknologi biogas untuk non-listrik. Teknologi EBT lainnya masih disediakan oleh pihak asing;
• Kuantitas maupun kualitas sumber daya manusia di bidang EBT masih terbatas.

Analisis Risiko pada PLTMH
Dalam rangka analisis lebih detail pada aspek pembiayaan kredit perbankan, secara lebih spesifiknya lagi kita dapat mengambil contoh pembiayaan proyek pembangkit listrik mini hydro (PLTMH).

Tenaga air merupakan salah satu sumber energi untuk pembangkit listrik dan sudah lama di-implementasikan di Indonesia terutama di pulau Jawa dan Sumatra. Sebagian besar PLTA di Indonesia ini dimiliki dan dioperasikan oleh PLN sendiri. PLTA di Indonesia diklasifikasikan menjadi 3 klasifikasi: Hydro (skala besar), Mini dan Micro.  Secara umum klasifikasinya dapat dikemukakan berikut:
1.Pembangkit Listrik Skala Besar yang memiliki kapasitas > 20 MW.
2.Pembangkit Listrik Skala Kecil yang memiliki kapasitas 5 MW hingga 20 MW.
3.Mini Hydro Power Plant (PLTM) yang memiliki kapasitas 1MW hingga 5 MW.
4.Micro Hydro Power Plant (PLTMH) yang memiliki kapasitas <1 MW.

Di seluruh Indonesia, potensi PLTA skala besar dan kecil sesungguhnya sangat besar, sekitar 75,7 GW, tetapi dewasa ini hanya dimanfaatkan 5.940 MW atau 7,92% saja. Di dalamnya termasuk  PLTMH sebesar 228,75 MW. Dirjen EBTKE sendiri menargetkan pemanfaatan PLTA sampai dengan 9.700 MW pada tahun 2015. Sementara itu, untuk PLTMH dalam jangka pendek, PLN menargetkan membangun pembangkit listrik tenaga mini hydro dan mikrohidro dengan total kapasitas 400 MW hingga 2014. Dengan demikian cukup jelas terlihat bahwa industri PLTA dan PLTMH adalah industri yang prospektif dan karenanya menarik untuk dibiayai sektor perbankan.

Keengganan sebagian bank untuk terjun dalam pembiayaan proyek listrik berbasis EBT adalah karena faktor risiko dan mitigasinya yang kurang diketahui. Dari sudut analisis pemberian fasilitas kredit bank, berikut ini dijabarkan faktor risiko yang perlu diperhatikan dan dianalisis bank pada proyek pembangkit listrik termasuk PLTMH, di antaranya adalah:

1.Risiko ketersediaan air. Berkurangnya debit air, turunnya permukaan air atau tidak ada ketersediaan air untuk menghasilkan energi karena perubahan tingkat curah hujan, iklim atau perubahan hidrologi di daerah bersangkutan akan menjadi risiko terbesar bagi perusahaan karena mengancam aliran pendapatan dari proyek. Untuk itu penting bagi bank menganalisis data hidrologi di masa lalu dan proyeksi di masa yang akan datang.

2.Risiko konstruksi. Dalam proses konstruksi bisa terjadinya penundaan, gangguan bahkan hal force majeur yang mengganggu target penyelesaian proyek dan membuat terjadinya “cost over-run risk” yang mengakibatkan gangguan para proyeksi aliran kas perusahaan. Mitigasinya di antaranya adalah dipastikan adanya coverage asuransi yang memadai seperti contractor’s all risk, dll.

3.Risiko kurs mata uang. Ini karena banyak komponen pembangkit listrik dan suku cadangnya yang masih diimpor sementara pendapatan adalah dalam rupiah. Risiko akan semakin relevan terutama di masa fluktuasi mata uang rupiah –seperti yang terjadi belakangan ini. Mitigasinya bisa diutamakan produk-produk pembangkit dari dalam negeri atau pendapatan yang dikonversi dalam mata uang asing.

Faktor sponsor proyek, pengalaman dan track record sebelumnya sangat perlu diperhatikan oleh bank. Harus dipastikan ada tenaga ahli sebagai key person yang dapat diandalkan dan berpengalaman panjang di industri spesifik ini. Tentunya sebagai suatu pakem yang jelas dalam pemberian kredit aspek karakter dari calon debitur ini harus sudah dipastikan.

Hal lainnya yang perlu diperhatikan oleh bank pada dasarnya sama ketika memberikan pembiayaan proyek (project financing). Proyeksi yang akurat dengan dasar asumsi yang benar akan sangat strategis dalam menetapkan struktur pinjaman yang sudah memitigasi segala risiko. Untuk hal ini, diharapkan analis kredit sudah terlatih dengan baik pada pembiayaan proyek.

Penutup
Keterlibatan sektor perbankan dalam membiayai proyek EBT akan memiliki banyak impikasi positif. Selain akan mendukung program lingkungan yang lebih bersih, bank bersangkutan akan menuai reputasi baik sebagai bank yang progresif dalam program EBT.

Ada peluang lain yang kiranya dapat dipertimbangkan. Proyek PLTMH pada kenyataannya sangat bermanfaat untuk membangun elektrifikasi di kawasan-kawasan yang terpencil yang belum terjangkau dengan baik oleh distribusi jaringan PLN. Ini merupakan peluang bagi bank dalam program CSR-nya yang sekaligus berkontribusi terhadap pengembangan portfolio kreditnya. Ibarat pepatah “Sekali merengkuh dayung, dua tiga pulau terlampaui”. Kalau punya banyak manfaat, mengapa tidak?

By Alfred Pakasi ,CEO Vibiz Consulting
Vibiz Consulting Group

www.vibiznews.com 

Program In House Training:

Pelatihan ''Analisis Kredit dan Investasi Renewable Energy (Energi Terbarukan)''

Hubungi: Risty 0852-10183960 / 021-6336340/48

vibizlearningcenter@yahoo.com 

Grafonomi dalam Perbankan, antara Ilmu dan Penerapannya

Grafonomi berkaitan dengan tulisan tangan. Ilmu grafonomi sendiri dapat disebut “Grafologi” dan expertise dibidang grafologi disebut “grafologist”. Tulisan tangan merupakan suatu kegiatan sehari-hari yang biasa dilakukan manusia berkaitan dengan ungkapan sesuatu dengan berbagai maksud dan tujuan tertentu. Dalam dunia pekerjaan pada masa kini semakin dikenal dan digunakannya fasilitas Tenologi Informasi (TI), maka kegiatan pekerjaan semakin mengedepankan komunikasi yang sifatnya digital dan non kertas (paperless). Namun demikian kegiatan penulisan tangan tetap dimanfaatkan dan dalam beberapa hal tidak dapat tergantikan dengan digitalisasi. Salah satu penulisan tangan yang tidak dapat tergantikan adalah buah tulisan berupa tanda tangan. Tanda tangan adalah sangat jamak digunakan karena merupakan marking seseorang yang dibutuhkan. Tanda tangan menjadi penting, karena akan mewakili pribadi yang membubukannya dan setiap memiliki keunikan satu tanda tangan yang pasti berbeda. Tanda tangan yang dibubukan pada suatu dokumen akan memberikan pengakuan seseorang atas keabsahan dokumen tersebut. Karakteristiknya sangat penting karena sifat Tanda tangan yaitu :

1. Berbeda dan tidak pernah ada kesamaan seseorang dengan orang lainnya
2. Jikapun kemiripan terjadi, coretan tiap orang pasti berbeda karakternya dan hal ini tetap mewakili masing-masing pribadi 
3. Tanda tangan berupa coretan seseorang tidak dapat digantikan dengan system digital.

Penggunaan tanda tangan dalam dokumen asli akan memiliki kekuatan hukum sesuai dengan peraturan undang-undang yang berlaku. Tanda tangan juga diberikan untuk kegiatan dokumentasi lainnya sebagai representasi seseorang melalui coretan tangan.

Dalam dunia perbankan, kegiatan penulisan tangan khususnya tanda tangan yang dibubuhkan, masih merupakan simpul yang penting berkaitan dengan validasi dokumen oleh nasabah maupun juga oleh orang yang memiliki wewenang tertentu. Kegiatan pembubuhan tanda tangan tidak dapat tergantikan dalam hal keabsahan suatu dokumen cetak. Hal ini berlaku baik kegiatan di kantor pusat maupun kegiatan di cabang. Di kantor pusat kehadiran coretan tangan atau sebagian besar dalam bentuk tanda tangan ataupun paraf masih tetap diperlukan. Seperti pada persetujuan suatu memo, memorandum, dokumen project maupun pra project, perjanjian kerjasama, surat menyurat dengan nasabah maupun pihak ketiga, surat pernyataan dan berbagai bentuk dokumen lainnya. Untuk kegiatan di cabang (banking) selain berkaitan dengan operasional cabang fungsi coretan atau tanda tangan yang paling penting adalah tanda tangan nasabah. Tanda tangan nasabah sebagai representasi nasabah sendiri dan keabsahan pengakuan atau persetujuan oleh pihak nasabah berkaitan dengan penggunaan jasa layanan keuangan seperti transaksi di bank.

Sampai pada poin ini dapat kita melihat akan adanya suatu potensial resiko maupun risiko itu sendiri yaitu masalah otentikasi/keaslian suatu coretan atau tanda tangan nasabah. Karena otentikasi tersebut menentukan sah atau tidaknya suatu dokumen tertentu. Dokumen tersebut tentu akan menjadi risiko tersendiri jika berkaitan dengan perintah transaksi. Risiko yang lebih luas adalah terjadinya tindakan fraud pemalsuan oleh oknum tertentu dan berujung pada tindakan kriminal dan menimbulkan kerugian financial baik dari pihak nasabah maupun bank sendiri. Bagi pihak bank tentu saja akan menimbulkan resiko reputasi yang bisa berdampak luas dimana nama baik sebuah bank dipertaruhkan.

Dengan demikian kejahatan pemalsuan tanda tangan tidak dapat dipandang sebelah mata, karena akan berdampak kerugian secara materi yaitu financial mapun kerugian immaterial seperti kerugian reputasi yang akan ditanggung oleh pihak bank. Selain itu juga menimbulkan dampak hukum karena mengandung unsur tindakan kriminal, karena adanya tuntutan nasabah sebagai pihak yang dirugikan. Kerugian bagi pihak bank bisa terjadi dalam skala yang besar dan juga akan membutuhkan waktu untuk penyelesaian maupun pemulihannya.

Bagaimana hal ini bisa terjadi, tentu melihat disini bahwa dimulai dari suatu tindakan penyimpangan atau fraud oleh oknum tertentu dari kegiatan yang sehari-hari dilakukan oleh bank. Kegiatan seperti transaksi yang sehari-hari dilakukan oleh nasabah dan dimanfaatkan oleh pihak tertentu untuk mengambil keuntungan.

Dalam proses transaksi selalu memerlukan fungsi otorisasi. Otorisasi menjadi bagian dari prosedur yang wajib dilakukan. Setelah lolos tahap validasi maka transaksi dapat dijalankan. Validasi dalam transaksi misalnya, mencocokan tanda tangan pada form penarikan tunai dengan specimen yang disimpan oleh Bank. Dan adanya niat jahat seseorang, akan memalsukan tanda tangan demi terprosesnya suatu transaksi yang illegal.  Berikutnya, kita akan bahas kehadiran Grafonomi sebagai ilmu yang dapat dimanfaatkan dan diterapkan dalam dunia perbankan untuk menghindari resiko pemalsuan.

Grafonomi, Tangkal Resiko Pemalsuan

Grafonomi, kemudian menjadi kacamata untuk mengupas  kejahatan potensial dari pemalsuan tanda tangan suatu dokumen. Pada level expert grafonomi digunakan juga untuk mendalami karakter tulisan, yang ujungnya adalah penyingkapan keabsahan tanda tangan. Dalam dunia perbankan ilmu grafonomi menjadi penting, sejalan bisnis perbankan dimana bukti hubungan nasabah dengan bank didasari dengan tanda tangan nasabah. Tanda tangan nasabah berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan transaksi dengan nilai keuangan bisa mencapai sangat besar. Sementara transaksi pada level tertentu bisa dilakukan secara system seperti melalui e-channel, mobile banking, internet banking maupun ATM. Untuk memahami grafonomi sebagai suatu ilmu dan penerapannya di dunia perbankan, mari kita lihat tiga hal di bawah ini.

1. Graphology atau Ilmu Grafonomi
Psychometrical graphology adalah salah satu cabang dari graphology. Terminologi ini digunakan untuk menggambarkan teknik pengambilan kesan/impresi psikis seseorang melalui sampel/spesimen tulisan tangannya. Forensic Document Examiners (FDE) menggunakan ilmu graphology untuk menguji tulisan tangan untuk mengenali keaslian atau kepalsuannya. Salah satu jenis tulisan tangan yang seringkali dianalisa adalah tanda tangan.

Untuk melakukan analisa berikut ini beberapa tools informasi yang diperlukan :

a. Questioned: Sampel tulisan tangan dan tanda tangan dari penulis yang tidak diketahui atau dicurigai

b. Comparation – sampel: Sampel tulisan/tanda tangan lain sebagai pembanding

c. Common authorship examination: Sampel tulisan/tanda tangan lain dari penulis yang sama atau sampel tulisan asli dari seseorang

Dari ketiga jenis sampel yang berbeda tersebut, seorang “handwriting analyst” dapat memberikan pendapatnya yang dilihat dari keaslian tulisan, struktur tulisan sesuai dengan kebutuhan atau kejahatan yang harus dipecahkan. Jika kasus yang dihadapi adalah pemalsuan, maka harus ada sampel yang dianggap asli serta sampel yang disebut sebagai ‘questioned’ di atas.

2. Kejahatan Forgery

Kejahatan Forgery atau pemalsuan tanda tangan berbeda dengan tindak kriminal lainnya. Forgery dalam dunia kriminal dikenal sebagai kejahatan halus yaitu korban tidak menyadari telah menjadi korban kejahatan bisa dalam tempo yang lama. Berbeda dengan jenis kejahatan lain seperti perampokan atau pencurian, dimana korban melihat langsung pelakunya dan sadar bahwa dirinya telah menjadi korban. Dalam ilmu kejahatan forgery dikenal pelaku yang telah berlabel.

a. Forger professional,  yaitu para kriminal yang secara terlatih memiliki kemampuan untuk mengimitasi tanda tangan orang lain.

b. Forger amatir, bentuk tanda tangan palsu yang dihasilkan oleh para amatir umumnya lebih berantakan dan kurang terkonsep.

c. Opportunist forger, pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan para forger amatir. Hanya saja, forger amatir melakukan pemalsuan karena memang sudah ada niat sejak awal untuk melakukan tindak kejahatan.

3. Forgery di Dunia Perbankan

Banyak sekali korban pemalsuan tanda tangan yang kaget ketika telah kehilangan sejumlah uang di rekening banknya hanya melalui pemalsuan tanda tangan. Dunia perbankan sering sekali melibatkan penggunaan dokumen-dokumen pada setiap kegiatan bisnisnya, baik untuk keperluan transaksi maupun keperluan lainnya. Cek, giro, buku deposito, surat perintah transfer, dan sejenisnya, merupakan dokumen dokumen yang digunakan oleh para nasabah perbankan. Lembaga perbankan sendiri, merupakan lembaga yang menyimpan sejumlah uang yang tidak sedikit. Uang, merupakan salah satu motif terbesar dalam dunia kejahatan. Hal ini membuat bank menjadi salah satu sasaran dalam tindak-tindak kejahatan. Transaksi-transaksi perbankan yang melibatkan penarikan uang, seringkali menggunakan surat-surat dan dokumen sebagai syarat administratif untuk mengambil sejumlah uang dari bank. Celah ini kemudian dimanfaatkan oleh para pelaku kejahatan untuk mengelabui sistem di perbankan yang mengandalkan dokumen dan tanda tangan dalam keperluan administratinya.

Uniknya, berbagai kejahatan yang terjadi di perbankan, berhasil dilakukan karena adanya permainan dari pihak yang bekerja di bank itu sendiri. Dengan kata lain, ada orang dalam yang membantu tindak kejahatan, atau disebut juga sebagai inside job. Tanpa bantuan orang dalam, sulit untuk melakukan kejahatan di bank, karena banyaknya sistem administrasi dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang harus dimengerti.  Untuk dapat melakukan tindakan forgery, pelaku harus memiliki informasi tentang pola transaksi di bank, bentuk tanda tangan korban, dan jumlah uang dalam rekening korbannya. Uniknya, tidak semua orang memiliki akses untuk bisa mendapatkan informasi tersebut. Hanya individu tertentu dengan status dan kedudukan tertentu yang bisa mengakses informasi yang tergolong dirahasiakan.  Modus operandi pelaku forgery saat ini ternyata lebih sering memalsukan tanda tangan pada surat perintah transfer dibandingkan pada cek. Surat perintah transfer dapat dengan segera memindahkan uang dalam jumlah milyaran ke rekening tertentu. Tidak seperti cek yang dalam jumlah penarikannya terbatas hanya beberapa ratus juta saja.

4. Kesimpulan, Penerapan Grafonomi di Dunia Perbankan

Dengan analisa keilmuan yang dimiliki maka grafonomi bermanfaat bagi bank terutama untuk mengetahui bagaimana mengidentifikasi Pemalsuan Tanda Tangan. Berikut ini beberapa hal yang bisa dimanfaatkan pihak bank melalui penerapan Grafonomi yang perlu dimiliki baik level officer hingga high level:

• Mendefinisikan pengertian dokumen dan mengklasifikasikan jenis-jenis pemeriksaan dokumen.
• Mengetahui dasar hukum, modus, sanksi pemalsuan dokumen.
• Mengetahui syarat, metode dan hasil pemeriksaan dokumen.
• Memahami tentang grafonomi dan triminologi unsur umum dan unsur khusus dalam pemeriksaan tanda tangan dan tulisan tangan.
• Mengidentifikasi keaslian dokumen baik dalam tanda tangan maupun tulisan tangan. 

Lewat tulisan ini kita mengetahui sekarang grafonomi penting untuk diadakan dan dipelajari oleh pihak bank. Fungsi kontrol dapat diperkuat dengan kehadiran grafonomi, karena pecegahan atau tindakan aktif pencegahan (preventive action) akan lebih bermanfaat dibandingkan dengan corrective action.

TY/Banking/VBLC

Informasi Pelatihan Grafonomi:

www.vibizlearning.com

www.trainingbanking.blogspot.com

Hubungi: Risty 0852-10183960 / 021-6336340/48

vibizlearningcenter@yahoo.com